Het wijzigen van arbeidsvoorwaarden kan een complex proces zijn dat zowel juridische als praktische aspecten omvat. Bedrijven willen soms aanpassingen doorvoeren vanwege veranderende omstandigheden of bedrijfsstrategieën. Toch is het van cruciaal belang om zorgvuldig te werk te gaan om conflicten en juridische complicaties te voorkomen.
Stap 1: Controleer of het een arbeidsvoorwaarde betreft
Voordat je begint met het wijzigen van arbeidsvoorwaarden, is het belangrijk om vast te stellen of er daadwerkelijk sprake is van een arbeidsvoorwaarde. Stel jezelf vragen zoals: gaat het om een gedragslijn waar werknemers verwachtingen aan kunnen ontlenen? Bijvoorbeeld omdat een bepaalde regeling al jaren wordt toegepast zonder dat is aangegeven dat het om een tijdelijke maatregel ging. Of gaat het om een extraatje dat gezien wordt als gunst en niet als arbeidsvoorwaarde? Als het inderdaad een arbeidsvoorwaarde betreft, kun je doorgaan naar de volgende stappen.
Stap 2: Check de cao
Is de arbeidsvoorwaarde geregeld in een cao? In dat geval mag je niet zomaar afwijken van de cao, tenzij dat expliciet in de cao is vermeld. Als je arbeidsvoorwaarden wilt wijzigen die in de cao zijn opgenomen, is het belangrijk om juridisch advies in te winnen om zeker te weten wat je rechten en plichten zijn.
Stap 3: Overleg met de OR of PVT
Indien jouw bedrijf een Ondernemingsraad (OR) of Personeelsvertegenwoordiging (PVT) heeft, moet je controleren of de wijziging advies- of instemmingsplichtig is. Dit geldt vooral wanneer er meer dan 50 werknemers in dienst zijn (voor een OR) of tussen de 10 en 50 werknemers (voor een PVT). Een OR heeft namelijk het recht om advies te geven of in te stemmen met belangrijke wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden.
Stap 4: Het stappenplan voor succesvolle wijzigingen
Wanneer je de bovenstaande stappen hebt doorlopen en zeker weet dat je de arbeidsvoorwaarden kunt wijzigen, kun je het volgende stappenplan volgen om de wijziging door te voeren:
- Toelichtingsbijeenkomst of gesprek: Organiseer een bijeenkomst of gesprek met de betrokken werknemers om de wijzigingen uit te leggen.
- Communiceer de redenen: Informeer de werknemers over de reden van de wijziging.
- Concrete inhoud van de wijziging: Leg duidelijk uit wat de wijziging precies inhoudt en welke impact dit zal hebben.
- Vragen en antwoorden: Verstrek een Q&A-document waarin je veelvoorkomende vragen alvast beantwoordt.
- Ruimte voor vragen: Geef de werknemers de gelegenheid om aanvullende vragen te stellen, eventueel tijdens een vervolggesprek.
Stap 5: Schriftelijke instemming
Wanneer werknemers instemmen met de wijzigingen, is het belangrijk om dit schriftelijk vast te leggen. Dit kan door middel van een addendum of een ondertekende brief waarin staat dat de werknemer akkoord gaat met de wijziging. Dit biedt juridische zekerheid en voorkomt misverstanden in de toekomst.
Conclusie
Het wijzigen van arbeidsvoorwaarden is geen stap die licht moet worden opgevat. Het vereist zorgvuldige overweging, goede communicatie en juridische onderbouwing. Door het volgen van een gedegen stappenplan en het betrekken van alle belanghebbenden, vergroot je de kans op een soepele overgang en voorkom je onnodige conflicten.
